La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ha transformado la forma en que las empresas recopilan, procesan y analizan los datos escritos. Las empresas utilizan la tecnología OCR para convertir documentos e imágenes escaneados en texto.
¿Eres dueño de un negocio y estás cansado de lidiar con montañas de papeleo y montones de formularios? Las actividades basadas en papel pueden ser ineficientes, lentas y costosas. Sin embargo, existen tecnologías que están transformando los flujos de trabajo corporativos. OCR escanea sus papeles rápidamente y captura datos vitales para reducir la entrada de datos difíciles.
Al incorporar OCR en su flujo de trabajo corporativo, puede capturar, procesar y almacenar documentos más rápidamente. En lugar de ingresar manualmente datos de formularios, OCR puede identificar y extraer texto de cada documento.
Las empresas pueden utilizar la tecnología OCR para optimizar sus procesos, eliminar el trabajo manual y aumentar la productividad. En esta publicación, veremos cómo la tecnología OCR puede ayudarlo a mejorar su flujo de trabajo.
¿Qué es OCR y cómo funcionará la tecnología OCR?
La tecnología OCR reconoce y extrae texto de documentos escaneados, imágenes y otros materiales textuales en formato digital. El software OCR analiza los píxeles de una imagen y los convierte en texto editable y que permite realizar búsquedas mediante algoritmos complejos.
La tecnología OCR emplea algoritmos sofisticados y técnicas de reconocimiento de patrones. Transformar los aspectos visuales de un documento en texto legible por máquina. El preprocesamiento, la segmentación, el reconocimiento y el posprocesamiento son los cuatro procesos esenciales en el proceso de OCR.
Formas en que OCR puede mejorar el flujo de trabajo
Los avances de la IA han llevado y seguirán impulsando la tecnología OCR a nuevas alturas. OCR puede reconocer texto mecanografiado y escrito a mano en una variedad de idiomas y símbolos. Su popularidad en los negocios modernos se ha disparado.
Estos son algunos ejemplos de operaciones comerciales en las que la tecnología OCR puede ahorrar tiempo y producir mejores resultados:
Gestión de documentos
Históricamente, la mayoría de las empresas mantuvieron sus datos en una combinación de registros físicos y digitales. Sería difícil para cualquiera obtener datos de forma rápida y precisa.
Las empresas pueden hacer que sus documentos se puedan buscar utilizando el convertidor de imagen a texto. Los documentos se pueden escanear y almacenar automáticamente a medida que más empresas adopten OCR. Las soluciones de tecnología OCR indexarán y ordenarán documentos y datos digitales en tiempo real.
Los registros médicos, por ejemplo, se conservaban tradicionalmente en papel. Si un médico de hoy quisiera comparar los resultados de las pruebas recientes con los realizados hace años, necesitaría ubicar el archivo y el archivo relevantes, así como copiar físicamente el material. Si se escaneó con OCR, una computadora podría localizarlo y compararlo automáticamente.
Las mejoras en la gestión de documentos tienen un impacto directo en la eficiencia de muchas empresas. Tales como leyes, finanzas, logística y casi cualquier otra cosa que se te ocurra.
Gestión de facturas
OCR permite que los datos de las facturas impresas se importen y conviertan a un formato digital. Esto ahorra tiempo a las personas que trabajan en la gestión de gastos. También hace que la reconciliación de gastos sea más fácil y automática.
El escaneo de facturas centraliza los datos y los hace accesibles en tiempo real. Esto le permite buscar a través de enormes cantidades de material con mayor rapidez. Este es un cambio de juego para los departamentos de procesamiento de pagos porque los datos y las facturas se pueden obtener en cuestión de clics. La tecnología OCR minimiza la carga de trabajo y los errores y ayuda a los equipos a trabajar de manera más inteligente.
Productividad del empleado
La tecnología OCR puede ayudar a las empresas a mejorar sus actividades diarias aumentando la productividad del personal. El OCR permite automatizar numerosas operaciones, ahorrando tiempo y esfuerzo. Los empleados tendrán que dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. También le permite estar más concentrado y ser más eficaz en el trabajo.
Mejorar las reclamaciones de seguros
Algunos procesos de la empresa pueden ser demasiado complejos. Como resultado, puede ser difícil simplificarlos sin la ayuda de tecnología, como OCR. Las tecnologías OCR pueden mejorar la eficiencia de la entrada de datos y categorizar los datos. Un buen ejemplo es una compañía de seguros multinacional. Cuando se dieron cuenta de que sus ineficiencias estaban fuera de control, comenzaron a emplear una herramienta OCR para arreglar las cosas.
Antes de implementar OCR, la organización se enfrentaba a aproximadamente 24 000 retrasos en la recopilación de datos cada mes. Estas dificultades resultaron en una pérdida de ingresos anual de aproximadamente $100 millones. Los procesos de reclamos y seguros mejoraron significativamente después de emplear la herramienta OCR. Esto inspiró a la corporación a implementar la tecnología OCR en otras divisiones.
Google Drive es más fácil de usar
La mayoría de las personas conocen Google Drive y cómo puede ayudarlos con sus procesos. Es posible guardar archivos directamente en Google Drive en lugar de imprimirlos. En algunas circunstancias, muchos de los métodos de OCR requerían herramientas especializadas. Cuando las personas simplemente necesitan realizar actividades básicas de OCR, pueden usar Google Drive.
Esta plataforma puede convertir archivos PDF e imágenes en texto que se puede ver en Google Docs. Una desventaja de esta herramienta es que no mantiene algunos formatos, como notas al pie y gráficos. Sin embargo, transfiere características como el tipo y el tamaño de la fuente. Esto permite a los usuarios editar texto en Google Docs sin necesidad de un programa especializado separado.
Eliminar problemas de gastos de viaje
Las personas que viajan con frecuencia deben realizar un seguimiento de todos los recibos vinculados a los viajes de negocios. Deben ingresar manualmente los detalles de estos recibos en una pasarela supervisada por un contador. El problema surge cuando los fondos están en diferentes monedas. Si los empleados manejan envíos de papeleo de gastos fuera del horario laboral normal. Esto reduce la cantidad de tiempo disponible para disfrutar de un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
En cada recibo, tecnología OCR reconoce fechas, montos, monedas y comerciantes automáticamente. Cuando una empresa tiene una alta proporción de empleados que viajan regularmente. La tecnología OCR puede ayudar a reducir los problemas de informes de gastos.
Terminando
La incorporación de la tecnología OCR en su proceso puede aumentar significativamente la eficiencia, la precisión y la producción. OCR simplifica las operaciones difíciles y libera valiosos recursos. A medida que avanza la tecnología, OCR desempeñará un papel cada vez más importante en la optimización de los flujos de trabajo en múltiples empresas y sectores. La tecnología OCR tiene varios beneficios para mejorar el flujo de trabajo. Las organizaciones pueden optimizar sus operaciones, eliminar el esfuerzo manual y optimizar sus flujos de trabajo centrados en documentos mediante la adopción de OCR.
