¿Qué es Slack? Para qué sirve? Ventajas y desventajas de esta herramienta colaborativa

La colaboración en equipo actualmente es imprescindible en las organizaciones porque genera mejores resultados en todo lo que estemos ejecutando especialmente en el aumento de la productividad, es por eso que si trabajas de forma autónoma o para una empresa ya sea en modo presencial o como nos encontramos en estos tiempos millones de personas trabajando, es decir, de forma remota o teletrabajo es probable que en algún momento se le solicite unirse a Slack.

Te preguntarás, ¿y por qué usar Slack? Lo primordial es que toda la comunicación de tu equipo está en un solo lugar, disponible a donde quiera que vayas a través de diferentes dispositivos, y si se usa de manera efectiva simplifica la comunicación haciendo que las organizaciones sean más transparentes.

Slack

Aunque es una plataforma colaborativa, parecida a un chat que brinda servicio de mensajería, es mucho más que eso. Si aún no la has usado no la confundas con una aplicación de mensajería como WhatsApp, ya que es mucho más que eso, además que en lo personal me gusta delimitar los medios de comunicación laborales de los personales. De hecho, si estás utilizando WhatsApp para gestionar proyectos o cualquier actividad laboral te sugiero que la sustituyas por Slack.

Según Slack su misión es:

“Nuestra misión es hacer que su vida laboral sea más simple, placentera y productiva”.

Entonces, ¿qué es Slack? Por otra parte, se puede mencionar que Slack es una herramienta para las comunicaciones internas que puede sustituir al email y muchos otros también la utilizan para comunicaciones externas. ¿Por qué? sencillamente porque la comunicación a través del correo electrónico no es tan rápida, consume mucho tiempo frenando el flujo de trabajo porque es mucho más formal lo que trae contratiempos, además que buscar alguna información entre tantos correos electrónicos para encontrar archivos importantes puede abrumarnos, hay que buscar a través de las grandes cadenas del email referente a algún proyecto en particular o buscar a través de nuestra bandeja de entrada con correos de todo tipo de temas.

Es aquí en donde entra la magia de Slack en donde toda la información se encuentra alojada en un solo lugar a través de algún canal para un proyecto en particular, aumentando la productividad haciendo que los tiempos de respuesta sean más cortos.

¿Canal?, ¿qué es eso de canal? Sí, Slack está basado en canales, los canales son una de las funciones más poderosas de Slack para ayudar a poner orden en la comunicación de su equipo. Una de las características de Slack es que está estructurado básicamente en espacios de trabajos o workspace y canales o channels en inglés.

Espacios de trabajo

Un espacio de trabajo está constituido o formado por canales, al crear la cuenta de Slack se pide como paso obligatorio introducir el nombre del espacio de trabajo y de esta forma se crea por primera vez un espacio de trabajo, si quiere crear otro espacio de trabajo luego lo puede añadir.

Para que los canales existan debe también existir como primer paso un espacio de trabajo, esos espacios de trabajo pueden representar a una gerencia o una empresa en general, es decir, que cada espacio de trabajo es un espacio cerrado para un grupo de personas. Puede unirse a varios espacios de trabajo y alternar entre ellos.

Cada espacio de trabajo tiene sus propios canales, chats y reglas establecidas por el equipo en particular en ese espacio. Puede crear su propio espacio de trabajo o unirse a través de una invitación por medio del correo electrónico.

Un ejemplo de espacio de trabajo es que, por ejemplo, el departamento de Desarrollo puede comunicarse y compartir información por su canal de Desarrollo. Mientras que el departamento de Ventas por otro canal, pero todos reunidos en un mismo espacio de trabajo en Slack.

Espacio de trabajo

Canales

Son chats grupales separados con sus propios miembros y temas. En estos canales, puede enviar mensajes, imágenes, enlaces de Internet, vídeos y más. La comunicación es más directa e informal y en tiempo real a través de los canales.

En vez de tener un solo chat en donde está todo junto, tenemos distintos canales para distintos temas mucho más fácil de buscar.

Una de las características de Slack es que puedes categorizar los canales a tu gusto o la empresa en donde trabajas lo tenga categorizado a su mejor conveniencia puede ser canales de clientes, o por el área, por tecnología. Por ejemplo, un canal para el departamento de marketing, o para la gerencia de desarrollo etc.

Pero te aconsejo que crees canales por proyecto o por producto así todos los involucrados referente a ese proyecto están al tanto de lo que se está haciendo. Pero claro puedes crear los canales que gustes de los temas que gustes.

A su vez podemos crear canales con acceso público, privado, compartido y canales de múltiples espacios de trabajo, no hay un límite en la creación de canales. Las diferencias son sutiles pero importantes.

  •  Canales Públicos: cualquier miembro de un espacio de trabajo de Slack puede unirse a un canal público y contribuir a él. Los canales públicos, Slack los identifica con el símbolo de Hashtag, ejemplo, #ventas. Los canales #general y #varios, están disponibles de forma predeterminada.
  • Canales Privados: los canales privados sólo aparecen en los directorios de canales de los usuarios si ya son miembros de ese canal privado. Explicado de otra forma, si no formas parte del canal, entonces, no sabrías que existe un canal privado, no puede navegar por canales privados y unirse a ellos. Si ve un icono de candado a la izquierda del nombre del canal, entonces es privado.
Canales Privados
  •  Canales Compartidos: es solo para los usuarios de los planes premium de Slack que pueden optar por compartir canales con organizaciones externas, es decir, con terceros. Diferentes organizaciones pertenecientes todas al plan premium pueden compartir el mismo canal, cada una sin salir de su espacio de trabajo.
  •  Canales de múltiples espacios de trabajo: solo es para los usuarios Enterprise Grid estos canales sirven para compartirse cuando se pertenece a diferentes espacios de trabajo. Es decir, si el área financiera está en un espacio de trabajo diferente al área de tecnología ambos pueden compartir canales entre sí. Esto básicamente lo usan las grandes empresas.

Para qué sirve Slack

Aún te preguntarás ¿y para qué sirve Slack? Con Slack podemos mantener la transparencia en la información, en la comunicación, manteniendo una comunicación fluída y más directa a través de una interfaz unificada permitiendo que todos los integrantes del equipo trabajen dentro de un mismo espacio, pero de forma virtual.

Los programadores utilizan a diario diversas herramientas para realizar el trabajo, con Slack es posible conectar o integrar muchas de ellas al espacio de trabajo, aportando de esta forma mayor visibilidad, evitando tener que revisar cada aplicación y permitiendo enfocar la atención en el desarrollo del proyecto.

Slack sirve por ejemplo a los desarrolladores de software a agilizar sus tareas y concentrarse especialmente a entregar productos de calidad, ya que a través de Slack pueden integrar las aplicaciones que suelen utilizar como por ejemplo GitHub, Jenkins, Jira y cientos de aplicaciones más.

En el caso de vincular una herramienta como Trello, puede ser otra de las tantas herramientas que se pueden integrar pero supongamos que es Trello la que vamos a vincular a nuestro Slack, tendrás acceso a la información que tienes cargada en los tableros de tu cuenta Trello con todas las tareas que tengas añadidas y verlas directamente en el chat de Slack.

Vincular Trello con Slack

De esta forma evitamos tener tantas aplicaciones abiertas y el tener que estar pendientes de cada una de ellas por separado. Puedes revisar las aplicaciones en este link.

Aplicaciones Integradas

Puedes compartir código de forma eficiente, o puedes crear un canal de incidencias y revisión de código. Sirve para comunicarte de manera horizontal evitando pérdida de tiempo y malentendidos. Si como desarrollador perteneces a un equipo Scrum realmente Slack agilizará y te ayudará en tu productividad diaria.

Pero recuerda que esta grandiosa herramienta no solo sirve a los desarrolladores, sino a todo el personal que conforma una empresa, o si trabajas por tu cuenta también te va perfecto.

Mensajería o chat:

Mensajería Slack

Dentro del canal tenemos una interfaz de mensajería que cuenta con diferentes funcionalidades como por ejemplo en dar formato a los mensajes, agregar código de programación, agregar listas, viñetas, texto de negrita.

Podemos mencionar a uno o varios miembros del equipo y con esto les llegaría una notificación a esas personas. Para mencionar utilizamos el signo @ seguido del nombre de la persona ejemplo:

Puedes mencionar varios miembros también puedes mencionar a un canal entero, a un grupo de usuarios, o el espacio de trabajo.

Podemos también adjuntar archivos, los mensajes también cuentan con varias opciones, si ya enviaste un mensaje lo puedes editar o eliminar, si quieres leer el mensaje en otro momento lo puedes marcar como unread o no leído para revisarlo en el momento que tengas tiempo y no pasarlo por alto.

Slack tiene la funcionalidad de fijar un mensaje al canal, es mucho más fácil poder ubicar un mensaje que está fijado y no olvidarnos de él, todos los involucrados al canal también estarán al tanto de que se ha fijado un mensaje.

  •  e para ser gratuita es bastante generosa, por lo que es poco probable que lleguemos a necesitar una versión paga.
  •  Tenemos acceso a Slack desde cualquier navegador web, a través de dispositivos móviles o desde clientes de escritorio completos.
    Disponibles para sistemas operativos iOS, Android, Windows, y Mac. Podemos descargarlo desde el siguiente enlace: http://slack.com/downloads/
  •  Una de las ventajas de usar Slack es que funciona bien para colaborar en tiempo real y cuando se necesita una acción rápida y directa.
  •  Si te agregan a un canal ya existente no tienes que esperar a que te informen sobre las actividades pasadas porque tendrás el mismo historial que tienen los demás integrantes dentro del canal, es decir, cuando te unes a un canal que tiene un historial ya creado, tú también tienes acceso a dicho historial.
  •  Puede categorizar las discusiones por canales.
  •  Tiene emojis, “reacciones” y gifs integrados, comunicarse es bastante agradable.
  •  Otra de las grandes ventajas de Slack es que tiene la funcionalidad de videollamadas nativas, si deseamos comunicarnos por ese medio con algún compañero o compañera en particular.
  •  Slack ofrece potentes funciones de búsqueda y a su vez fácil de realizarlas con diferentes parámetros y filtros que podemos establecer.
  •  Las notificaciones son un punto fuerte en Slack pero también lo es la configuración de No molestar fuera de horario.

Desventajas de Slack

  •  Las conversaciones pueden salirse de control. Demasiados temas son divertido, pero puede interrumpir la productividad.
  •  Otra de las desventajas de Slack es que para poder compartir pantalla dentro de una llamada de Slack debemos tener un plan de pago.
  •  No hay en la versión gratuita videollamadas grupales.
    Los canales privados no se pueden cambiar a público.
    Slack no indica si un mensaje ha sido leído o por quién.
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Pablo J.

Desarrollador gráfico y web, con ganas de trabajar y aprender todo lo posible de este campo tan variado. Trato de ser creativo en la vida laboral como personal. Amante de la buena lectura, el cine con sentido e inteligente.

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